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三级秘书
发布时间:2015-04-20 09:19:58
信息来源:广州市夸克企业顾问有限公司
文章摘要: 现在,我们来看看量化管理体系中的项目管理如何影响我们的工作成果。 每个公司都有做事马虎的员工,尽管他们工作很努力,但效果却不是很好。同样,也存在着“蓝血&#14
 

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现在,我们来看看量化管理体系中的项目管理如何影响我们的工作成果。

 

每个公司都有做事马虎的员工,尽管他们工作很努力,但效果却不是很好。同样,也存在着蓝血的员工,看上去不慌不忙,却能将事情处理得井井有条。

 

这并不是他们先天能力上的差距,而是没有找到一种高效的行为方式。

 

2008年的时候,夸克为一家销售型导向的公司提供管理咨询服务,当时,我们做了一个有趣的实验,用来证明不同的人对同一件工作几乎完全不一样的执行能力。

 

案例背景

 

某公司董事长从国外得到了行业最新的信息,这个信息对公司未来极具战略指导作用,于是要求相关部门负责人紧急开会,研讨如何利用这个信息,而他本人则不能参加这个会议。

 

初级秘书:前台行政职员

年龄:23

从业时间:2

性别:女

学历:大学本科

 

我们首先把消息传递给一名前台行政职员,她的动作很快,从日程表得知第二天下午会议室闲置,于是决定把会议安排在第二天13:00———16:00。之后,她按照董事长的意图,分别电话通知市场部、销售部、研发部、财务部等部门相关负责人,并将利好消息写成邮件,发送到他们的邮箱。

 

第二天下午,一些人准时到达会议室,还有一些人因为出差或其他工作原因,不能出席会议。他们讨论得很热烈,各自发表了自己的见解。但很遗憾,会议记录忠实地描述了整个过程,然后就戛然而止,没有得到任何一致的结果。

 

如同一场情景剧,表演的人和观看的人都兴致勃勃,但很快就被遗忘,会后大家又去忙各自的事情了。

 

这是大多数人做事的逻辑——想怎么做,就怎么做。她认为通知、安排会议进行,就足够了,会议的结果与之无关。因此,她的能力只能控制任务层级或者活动层级的工作执行。

 

中级秘书:销售部总监助理

年龄:31

从业时间:8

性别:女

学历:大学本科

 

同样,我们把消息传递给销售部的总监助理,她看到消息很兴奋,马上想到一些部门的关键负责人和这个会议是密不可分的,于是打电话通知他们。有一些人在出差,为了能够让他们也参与进来,她约定好时间,进行同步的视频会议。

 

在正式开会之前,她先在销售部门组织了一次预会,重点研讨销售部将如何利用有利因素,增加部门绩效,以及如何说服其他部门积极配合。

 

正式会议如期召开,所有相关负责人——在会议室的与在异地视频设备前的,全部出席。会议进行得很顺利,大家再次进行积极的研讨。最终,得到了一份有关如何促进销售业绩增长的报告,以及执行监控的计划书。

 

公司董事长评价说:这份商业计划书是很有价值的,但意犹未尽,并没有把关于利好消息的全部价值开发出来。

 

有时候,我们做的工作如同一份刚刚及格的答卷,没有明显的错误,但同样没有值得嘉奖的地方。

 

她在开会之前,已经思考会议要取得的成果,这是非常可贵的。为了保证会议成果,在某些关键点进行了控制。但却没有进一步思考“她的成果”和“公司想要的成果”之间的关联。

 

高级秘书:总经理助理

年龄:38

从业时间:14

性别:男

学历:硕士

 

最后,我们把同样的消息传递给总经理助理,他是一位很细心、工作能力优秀的人。我们看到他并不着急部署开会,而是先找总经理沟通,一起研究这个利好消息对公司年度经营目标的影响有多大。

 

在此之后,他精心拟定了几个议题,包括各个部门如何调整工作内容,并通过邮件发送到部门负责人邮箱。

 

正式开会的时候,每个部门负责人都带着疑问而来,大家一起探讨风险与效果。最终,与会的每一个部门都制定了一整套围绕利好消息快速反应、互相配合的工作方案。

我们看到,他从一杯水中映射出整个天空的背影。

 

这才是高效率人士的工作风格,此事与彼事之间相互关联。他在开会之前,把这些关联找到,让每个参与者都能得到一份会议成果。他的能力可以控制计划层级的工作执行。

 

其实,这也是从刚入职场到职业精英进步的三个台阶。

第一阶是别人吩咐你做什么你就做什么的阶段;

第二阶是独立做事的阶段,可以把握工作的进展情况;

第三阶是整合资源的阶段,充分利用资源,尽可能放大工作取得的成果。

你能达到哪一个阶段?

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